+31(0)6 21 277 130 info@corechange.nl
zelforganisatie

Succesvolle integratie van Lean, Agile en Zelforganisatie bij VGZ KMP

De divisie KMP bij VGZ werkte al Lean en Agile en maakte afgelopen jaar de doorstap naar Zelforganisatie. Hiermee is er meer snelheid en focus op het optimaliseren van de resultaten ontstaan. Ook kunnen de medewerkers makkelijker meer zelf oppakken om de klant te bedienen. Niet alleen de inhoud van het werk, maar óók de organisatiestructuur is meer Agile geworden: medewerkers creëren met elkaar nieuwe rollen, als dat het werkproces verbeterd.

Meer klantfocus
Zorgverzekeraar VGZ Klant en Merk Partners (KMP) werd in 2019 ingedeeld in cirkels en teams met een specifieke klantfocus (waaronder bv Soepele Start). Om de dienstverlening aan de klant snel en optimaal te laten verlopen, koos VGZ KMP voor zelforganisatie. CoreChange heeft de transitie naar zelforganisatie begeleid.

Zaken snel opgepakt
CoreChange heeft de medewerkers getraind in eigenaarschap en zelforganiserend samenwerken. Het werk is beschreven in rollen met duidelijke verantwoordelijkheden: wat mag je van wie verwachten? Medewerkers ervaren hierdoor meer autonomie en werkplezier. Zoals iemand zei: ‘’Ik voel veel meer ruimte om zaken te regelen zoals ik denk dat goed is voor de klant. Ik ben enorm gegroeid omdat ik dingen ben gaan oppakken die ik daarvoor niet deed.’

Feedback loop versterkt
De teams zijn daarnaast getraind in een effectieve manier van werkoverleg, waarin de issues die spelen in de uitvoering van het werk worden besproken en in actie worden gezet. De teams bespreken in het wekelijkse Werkoverleg de KPI’s, wat de feedback loop versterkt: de resultaten bekijken en meteen nieuwe acties afspreken.  Zo bleek een bepaalde opschoning niet plaats te vinden, waardoor kosten opliepen. Dit werd snel ontdekt én opgepakt.

Voortbouwen op Agile werken
Bij VGZ divisie KMP werden al veel elementen van Agile en Lean toegepast. Daar kon de zelforganisatie op voortbouwen. Het werken aan projecten en met KPI’s werd geïntegreerd in de zelforganisatie werkoverleggen. Dat leverde eerst wat begripsverwarring op en vroeg om aanpassingen. Ook de bestaande tooling moest worden uitgebreid en aangepast, zodat de medewerkers op teamniveau beter zelf konden sturen. Diverse teams gebruiken nu ook in de dagstart de methodiek van zelforganisatie. Daarin worden issues helder en snel afgewerkt volgens het ‘’Keuzemenu”.

Agile organisatiestructuur
Teams en cirkels (de voormalige afdelingen) kunnen zelf nieuwe rollen en processen creëren en vaststellen, volgens een bepaalde methodiek van het ‘’roloverleg’’.  Hier is goed gebruik van gemaakt! Op cirkelniveau zijn diverse rollen bijgemaakt, om in te spelen op spanningen en nieuwe vragen. Zo is de coördinatie van het uitbellen op specifieke thema’s verbeterd door het instellen van een telefooncoördinator, een idee dat uit de teams is ontstaan. Zo pakken de teams zelf issues op, in plaats van deze weg te leggen bij het management. En hierdoor is de organisatiestructuur zelf ook Agile geworden.

Een nieuwe Way of Working
De transitie naar zelforganisatie vroeg méér dan alleen het trainen van de teams. Een succesfactor was dat het implementatieteam zelf volgens de zelforganisatie methodiek ging werken: het gaf de interne stakeholders ervaring in de methode én vaart en effectiviteit in het overleg.

Verder is er door interne coaches, business consultants en CoreChange veel inzet gegeven aan de integratie van de bestaande Agile en Lean werkwijze met de zelforganisatie aanpak. Het resultaat is een doorwrochte nieuwe VGZ Way of Working, waarin Agile, Lean én zelforganisatie zijn geïntegreerd. Nagedacht wordt over een verdere uitrol in andere divisies van VGZ.

Crisis-bestendig
Een groot compliment van één van de Cirkelleiders is dat hij in de oude situatie een Regieteam van 10 mensen nodig had om het werk goed te laten verlopen. Nu geeft hij samen met de teamcoach de teams de benodigde sturing. Een groot verschil!

De medewerkers hebben kennis van en vertrouwen in hun team, de besluitvormingsprocessen en hun eigen autoriteit en kennis. Ook voor lastige situaties hebben ze nu mechanismen om die op te lossen.

Net nadat het traject grotendeels was afgerond, begon de coronaperiode. De teams konden snel en effectief vanuit huis gaan werken. De VGZ Zelforganisatie Way of Working bleek crisisbestendig.

Wil je meer weten over onze ondersteuning bij realisatie van zelforganisatie? Stuur ons een mail naar info@corechange.nl

Deel

Laat een reactie achter