+31(0)6 21 277 130 info@corechange.nl
kaders bij zelforganisatie

Zó maak je kaders die eigenaarschap stimuleren

Je wilt meer eigenaarschap en regelruimte geven aan je medewerkers. Dus je geeft ze meer vrijheid. Hoe kun je daarbij zorgen dat de teams voldoende houvast krijgen? Een van de manieren is om kaders  mee te geven aan de zelforganiserende teams. Maar hoe moet je dat doen? In dit artikel krijg je daar antwoord op. Met passende kaders of speelregels geef je de teams de speelruimte, om zelf lekker aan de slag te gaan.

Wat hebben het verkeer en voetbal met elkaar gemeen?

Beide hebben vaart, gaan gepaard met flinke emoties en iedereen heeft er een mening over. Beide hebben heldere kaders en spelregels, waarbinnen je alle vrijheid hebt om te handelen. Binnen die regels is er oneindig veel mogelijk om je doelen te behalen, in samenspel met anderen. Je moet de regels leren. Waar je je niet houdt aan de regels, heeft dat consequenties, je bent verantwoordelijk voor het goed invullen van je rollen.

Bij zelforganisatie is het niet anders. Duidelijke spelregels en kaders bieden richting en geven de veiligheid om zelf je vrijheid te pakken. Het zorgt ervoor dat je in goed samenspel komt met anderen. Het gaat over begrenzing en afkadering, bijvoorbeeld dat een team niet zelf extra formatie mag inhuren. Of over een minimum grens, bijvoorbeeld over minimale bereikbaarheid voor de klant. De kunst is hoe je met kaders een positief, stimulerende invulling geeft.

Minder management betekent meer kaders


Situatie 1. Zelfstandige teams met middenkader

De meeste organisaties kennen allerlei regels en kaders op het gebied van mandaten, administratieve processen e.d.  In traditionele organisaties is de midden-manager (het ‘’middenkader’’) de bewaker van de doelen in de organisatie. Daarbij is zij vaak de belichaming van de spelregels en manier van doen in de organisatie. Bij twijfel vraag je de teamleider wat ze ervan denkt. Over de invulling van thuiswerken of mag ik dit wel of niet zelf aanschaffen. Dat geeft bepaalde veiligheid en duidelijkheid, die voor veel medewerkers belangrijk is.

 

Situatie 2. Zelforganiserende teams
In de omslag naar zelforganisatie wordt het middenmanagement vaak weggehaald, meer sturing op afstand. Dán wordt het belangrijk om met behulp van heldere kaders en spelregels de speelruimte van de teams aan te geven: kaders worden eigenlijk belangrijker! Vaak wordt gedacht dat zelforganisatie gaat om vrijheid geven, maar het gaat om vrijheid-binnen-kaders. Dit vraagt om minder, maar betere kaders en regels.

Het gaat vaak om een vertaalslag van regels naar principes. We hoeven bijvoorbeeld niet precies te bepalen hoe de kwaliteit van de dienstverlening moet zijn, maar wel principes en procesafspraken daaromheen. Bijvoorbeeld van hoe bewaakt het team de kwaliteit van hun dienstverlening, hoe wordt het basisniveau gehandhaafd en wie doet wat als het team zakt in kwaliteit.

Welke kaders zijn er?

Bij vrijwel alle organisaties komen we de volgende kaders tegen:

  1. Wet en regelgeving (privacy, CAO, veiligheid, branche specifiek) aangaande het primaire proces;
  2. Ondergrens op performance (productiviteit, omzet, klanttevredenheid, enz.);
  3. Kwaliteit van dienstverlening (bezetting, bereikbaarheid, huisstijl, e.d.);
  4. Financiële regels: rondom uitgaven en resultaten (budgetten, mandaten, verantwoording);
  5. Regels aangaande verlof, ziekte, opleiding e.d.

Uitwerking spelregels voor zelforganisatie

Waar wij helpen om het speelveld van zelforganisatie in te richten, vertalen we de kaders of spelregels naar de volgende zaken:

  1. Purpose van het team;
  2. Rollen en verantwoordelijkheden (inclusief bevoegdheden) in het team;
  3. Mandaten en beslisdomeinen;
  4. Teamperformance afspreken, bijvoorbeeld in KPI’s en/of teamplan;
  5. Vastleggen van de wijze van overleg, raadpleging en besluitvorming;
  6. Werkwijze bij conflict;
  7. Spelregels voor het wijzigen van de spelregels (hoe gaat dat, wie gaat daarover).

Deze spelregels helpen de teams om hun eigenaarschap te pakken én geven het management duidelijkheid over hun rol.

Zelforganisatie: minder regels, wel meer zinvolle regels

Tot slot nog een paar tips:

  1. Beperk bij de start de kaders tot de meest noodzakelijke.
  2. Tijdens het traject kunnen kaders en spelregels worden toegevoegd, vanuit behoefte van het team of het management.
  3. Zorg dat de regels goed vindbaar zijn voor alle medewerkers.
  4. Zorg voor monitoring, zodat het team zelf kan sturen.
  5. Zorg voor heldere afspraken over verantwoording afleggen en de rol van het management daarbij.

Meer weten over hoe je eigenaarschap stimuleert? Download ons e-book ‘’Zo maak je zelforganisatie succesvol’’.

Deel

Laat een reactie achter

Schrijf je in voor de nieuwsbrief

Blijf op de hoogte! Schrijf je in om elke twee weken nieuwe artikelen te ontvangen over 'anders organiseren'
INSCHRIJVEN
close-link