Ken je dat verschijnsel: in de vakantie, als er veel mensen weg zijn, krijg je zaken makkelijker geregeld. Minder parafen nodig, zaken even met elkaar rondmaken. Zou het niet altijd zo kunnen? Want in de meeste organisaties is een woud aan regels gegroeid. Hoe maak je stap voor stap ruimte voor zelforganisatie? Dee Hock, de founder van VISA pleitte al voor een ‘afdeling voor afschaffing’. Welke regels kunnen er bij jouw organisatie zonder veel gevolgen worden afgeschaft?
Geleidelijke oprekking van speelruimte
In de organisaties waar ik kom, lijkt zelforganisatie soms een veraf of abstract idee. Maar als ik mensen vraag naar: welke regels hier zijn eigenlijk zinloos? Dan komt er altijd energie los. Denk aan bespreken van de zin/onzin van de uitgebreide beoordelingscyclus, voor velen een bron van onnodig veel inspanning. Een HR adviseur vertelde me van het vereenvoudigen van de regels voor bijzonder verlof: daar werd iedereen blij van van. En andere HR manager vertelde over het beetje bij beetje oprekken van de bedragen in de mandateringsregels (zodat de medewerkers zelf kunnen beslissen over hogere bedragen). Voorbeelden van geleidelijke oprekking van de speelruimte voor de medewerkers
Verborgen zin van regels
Belangrijk is om als organisatie (of als HR afdeling) een visie te hebben, hoe je om wil gaan met sturing en regelruimte. Wat voor organisatie wil je zijn, hoe ga je om met vertrouwen, verantwoordelijkheid geven, sturen op kaders. Dan stuit je ook op de ‘zinvolheid’ van allerlei regels: als bescherming van de rechten van de medewerkers, als bescherming van positie en zeggenschap voor het management. Boeiend wordt het om deze ‘verborgen zin’’ van de regels boven tafel te krijgen en in gesprek. Zo begeleidde ik laatst een gesprek in een organisatie over ‘tijd schrijven’. Welke behoefte wordt er mee gediend, en hoe zou dat anders kunnen. En is het mogelijk om zekerheid te verkrijgen via vertrouwen in plaats van via regels?
Simpel, meer slagkracht
Een zinvol gesprek over hoe je het met elkaar wil organiseren. Hoe je als mensen onder elkaar, net als thuis, zaken simpel kunt houden. Als volwassen mensen onder elkaar. Gericht op een gedeelde passie, doelstelling: hoe kunnen we met elkaar meerwaarde creeren. De procedures en werkprocessen weerspiegelen de cultuur van de organisatie, en bestendigen bepaald gedrag. Het experimenteren met loslaten of verruimen van regels stimuleert ander gedrag. Zo bleek het afschaffen van parafering voor kleine bedragen bij een organisatie de slagkracht van de medewerkers enorm te vergroten. Ze konden nu zelf meer toezeggingen doen bij de klant, die daar tevreden over was. De leidinggevende moesten wennen aan dat ze minder zicht hadden, maar ervoeren ook bevrijding van veel micro management.
Logische stappen vanuit een helder verhaal
HR en interne organisatie adviseurs kunnen een sleutelrol vervullen in de verschuiving naar zelforganisatie. Helder inzicht over het huidige organisatie-paradigma en een inspirerend verhaal over de next step van je organisatie geeft je een kader voor de organische, kleine stappen, vanuit wat zich voor doet. ‘’Reinventing Organizations’’ geeft in onze ervaring een bruikbaar denkkader om je gewenste organisatie te verwoorden.