Het bedrijfsonderdeel Klantenservice en Operations is sinds 2018 bezig met een veranderprogramma
waarbij de organisatie vanuit momenten in de klantreis wordt ingericht. Frontoffice, backoffice, marketing
en Verkoop worden geintegreerd en zij zo in staat beter de klanten te bedienen. De programma manager
van VGZ, heeft CoreChange gevraagd om de organisatie te begeleiden in het ontwikkelen van
zelforganisatie. In de nieuwe manier van samenwerken en het meer hoogwaardig werk in de nieuwe
organisatie is een verregaande mate van zelforganisatie één van de belangrijke pijlers. De keuze was
gemaakt om een pilot te starten met een aantal Cirkels om zo ervaringen op te doen op verschillende
gebieden van deze vernieuwende manier van werken. Er waren al Cirkels gevormd en bepaalde
ondersteunende rollen (zoals de coachrol) ontwikkeld. Er was ook wel een beeld van wat zelforganisatie
zou kunnen zijn, maar er was nauwelijks ervaring op dit vlak en bovendien had ieder ook een eigen uitleg
over wat zelforganisatie was.
Daarom is CoreChange gevraagd om VGZ te ondersteunen bij de doorontwikkeling van de zelforganisatie.
We zijn gestart om het begrip zelforganisatie meer helder te maken: wat wil de organisatie precies, wat is
de bedoeling en welke vorm van zelforganisatie heeft men voor ogen? En hoe past dit bij de al bestaande
Way of Working waar Lean en Agile werken een belangrijk onderdeel in is.
Een belangrijke eerste stap hierin was we met de medewerkers in een aantal sessies de rollen in de Cirkels
helpen ontwerpen. Daarbij hebben we niet alleen de teamrollen, maar ook de inhoudelijke werkrollen
uitgewerkt.
Dit gaf veel stof tot discussie over hoe zaken zouden moeten gaan lopen, wat nu vooraf al getackeld kon
worden. De teams zijn begeleid bij nieuwe, effectieve vormen van zelforganiserend overleg.
De Cirkelleiders kregen ondersteuning door deelname aan de CoreChange Leergang Zelforganisatie.
Daarnaast hebben we een 24-weken programma ontwikkeld, voor het begeleiden van alle nog te starten
nieuwe Cirkels. Hierin hebben we samen met de partners van VGZ workshops ontwikkeld voor het
intrainen van de ‘VGZ wijze van Zelforganisatie’, waarin de huidige VGZ Way of Working gecombineerd
wordt met werken vanuit rollen, met specifieke vormen van werkoverleg en roloverleg.
Hans Wijgergangs, programmamanager VGZ: Ik ben er van overtuigd dat we aan de vooravond staan van
grote veranderingen in de besturing van organisaties als VGZ en ik denk dat zelforganisatie hier cruciaal in
is. Corechange heeft kennis en ervaring in dit nog jonge vakgebied. Zij hebben ons geholpen om ook meer
te begrijpen van de achtergronden van zelforganisatie. Het is zeker niet ‘alles loslaten’. Zij hebben ons ook
scherp gespiegeld in momenten waarin we keuzes wilden maken die haaks staan op zelforganisatie, want
dat blijft een valkuil. Verder hebben zij ook meegedacht onze wensen om zelforganisatie goed in te bedden
in een aantal andere pijlers (zoals agile werken) en onze behoefte om ook zelf kennis en ervaring op dit
gebied te ontwikkelen.